Kısaca
İşletmeler tek bir elektronik posta kutusu değil, farklı hukuki dayanaklara sahip birden çok kanal izleyebilir. GİB ve SGK kendi tebligat sistemlerini; UETS ise 7201 sayılı Tebligat Kanunu kapsamındaki gönderileri taşır. KEP, güvenli elektronik yazışma kanalıdır ve UETS'nin yerine geçmez.
Kanalların amacı
| Kanal | Tipik gönderici/amaç | Kontrol noktası |
|---|---|---|
| GİB e-Tebligat | Vergi dairesi ve GİB belgeleri | Dijital Vergi Dairesi/e-Tebligat kutusu |
| SGK e-Tebligat | SGK tarafından gönderilen belgeler | SGK e-Tebligat uygulaması |
| UETS | Mahkeme, icra ve 7201 kapsamındaki yetkili merciler | PTT UETS hesabı |
| KEP | Nitelikli elektronik yazışma ve delil | KEP hizmet sağlayıcısı; UETS tebligatı değildir |
Bildirim mesajı ile hukuki tebliğ tarihi
SMS veya e-posta bildirimi, asıl tebligat değildir. GİB sisteminde belge elektronik adrese ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılır. UETS'de de kendi mevzuatındaki kanuni teslim kayıtları esas alınır; her kanalın süre başlangıcı ilgili belge üzerinden kontrol edilmelidir.
Bildirim numarası veya e-posta adresinin güncel olmaması, sistemde oluşan hukuki sonucu kendiliğinden ortadan kaldırmaz.
SMS gelmediyse tebligat yapılmamış mı sayılır?
Hayır. SMS yalnız bilgilendirmedir. Tebliğ durumu ve süre, ilgili sistemdeki elektronik teslim kaydından kontrol edilmelidir.
Yetkili kişi değişince
Müdür, yönetim kurulu üyesi, muhasebe sorumlusu veya vekil değişikliği tebligat kanallarını kapatmaz. Şirket hesabı, iletişim bilgileri, erişim yetkileri ve iç görev dağılımı aynı güncel kayıt setinde yenilenmelidir.
Eski çalışanın kişisel telefonu veya e-posta hesabına bağlı kontrol düzeni bırakılmamalıdır. Birincil ve yedek sorumlu belirlenmesi süre kaçırma riskini azaltır.
Pratik kontrol rutini
Kontrol sıklığı işletmenin riskine göre belirlenir; yalnız bildirime güvenilmez.
- GİB, SGK ve UETS kutularını ayrı ayrı kontrol edin.
- Yeni belgenin sistem tarihi, tebliğ tarihi ve son işlem gününü kaydedin.
- Belgeyi ilgili dönem ve dosyayla eşleştirin.
- Yetkili değişikliklerinde erişimleri aynı gün güncelleyin.
- Tamamlanan işlem ve cevabın gönderim delilini saklayın.
Bilgilendirme notu
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Her işlemin vergisel ve hukuki sonucu somut olayın özelliklerine göre değişebilir.