Kısaca
Çalışanın ay içinde tam çalışmaması hâlinde prim gününün neden eksik oluştuğunu, neden ve kayıtların bordro ile SGK bildiriminde nasıl eşleştirildiğini açıklar.
Eksik gün neyi ifade eder?
Eksik gün, 4/a kapsamındaki bir sigortalının ilgili ay için tam prim günü yerine daha az günle bildirilmesidir. Bu durum tek başına çalışanın ücretsiz izin kullandığı anlamına gelmez; işe giriş veya işten çıkış, istirahat, kısmi çalışma, devamsızlık ve diğer kanuni nedenler farklı belge ve kayıtlarla eksik gün oluşturabilir.
Ayın kaç gün çektiği, ücret ödeme şekli ve çalışanın ay içinde işe başlayıp ayrılması gibi ayrıntılar prim günü hesabını etkileyebilir. Bu nedenle bordrodaki gün sayısı yalnız takvimdeki iş günlerini sayarak belirlenmez.
| Durum grubu | Eksik gün neden oluşabilir? | Temel kayıt |
|---|---|---|
| İşe giriş/çıkış | Ayın bir bölümünde sigortalılık | İşe giriş veya ayrılış bildirgesi |
| İstirahat | Raporlu olunan süre | Yetkili sağlık raporu ve sistem kaydı |
| Ücretsiz izin | Ücret ve çalışma bulunmayan izin | Talep/onay ve izin belgesi |
| Devamsızlık | Çalışılmayan ve ücret doğurmayan gün | Puantaj, tutanak ve bildirim |
| Kısmi çalışma | Sözleşmedeki daha kısa çalışma | Sözleşme, saat ve puantaj |
| Diğer nedenler | Kanuni veya fiilî özel durum | Nedene uygun güncel belge |
Ücretsiz izin, istirahat ve devamsızlığı ayırın
Ücretsiz izin çalışanın talebi veya tarafların anlaşmasıyla çalışma ve ücret borcunun geçici olarak durduğu bir dönemdir. İstirahat yetkili sağlık raporuna; devamsızlık ise çalışanın iş görme borcunu yerine getirmediği fiilî duruma dayanır. Üçü aynı eksik gün sonucunu doğurabilse de kod, belge, ücret ve iş hukuku etkileri aynı değildir.
Eksik gün nedeni, bordro hazırlanırken sonradan seçilen teknik bir seçenek değildir. Olay gerçekleştiğinde izin formu, rapor, puantaj veya tutanak düzeninin kurulması gerekir.
- Çalışanın ay içindeki sigortalılık başlangıç ve bitiş tarihlerini doğrulayın.
- Puantajda çalışılan, ücretli izinli ve çalışılmayan günleri ayırın.
- Eksik gün nedenini olayı gösteren belgeyle eşleştirin.
- Ücret ve prime esas kazanç hesabını gün ve kazancla uyumlu kurun.
- MPHB gönderiminden önce bordro, kayıt ve kodu karşılaştırın.
Kısmi çalışmada gün hesabı
Kısmi süreli çalışmada yalnız işe gelinen gün sayısı üzerinden sonuç üretmek her zaman doğru değildir. SGK'nın açıklamalarında ay içindeki toplam çalışma süresinin saat ücretli çalışmalarda 7,5 saate bölünmesi ve kesirlerin güne tamamlanması gibi kurallar bulunur. Sözleşme ve fiilî saatler birlikte izlenmelidir.
Çağrı üzerine çalışma, puantaj kayıtları veya ay içindeki ücretli süreler sonucu değiştirebilir. Bu nedenle güncel SGK uygulaması ve sözleşmenin niteliği doğrulanmadan sabit gün kodu kullanılmamalıdır.
| Veri | Nerede kullanılır? | Kontrol riski |
|---|---|---|
| Toplam çalışma saati | Kısmi çalışma gün hesabı | Ara dinlenme veya ücretli süreyi karıştırma |
| Sözleşme | Çalışma düzenini ispat | Fiilî durumla uyumsuzluk |
| Puantaj | Günlük çalışma ve izin | Sonradan toplu düzenleme |
| Bordro | Gün, ücret ve PEK | Eksik gün nedeniyle yanlış matrah |
| MPHB | SGK gün ve neden bildirimi | Yanlış kod veya gün |
Temsili ay sonu kontrolü
Bildirim ve işveren kontrolü
Eksik gün bilgisi, muhtasar ve prim hizmet beyannamesindeki gün ve neden alanlarıyla SGK'ya taşınır. Kullanılacak kodlar ve belge ibraz düzeni değişebildiğinden, işlem dönemindeki e-Bildirge/MPHB açıklamaları esas alınmalıdır. Uzun kod listelerini ezberlemek yerine olayın gerçek niteliğini doğru belgelemek daha güvenlidir.
Yanlış eksik gün bildirimi prim gününü, prime esas kazancı ve çalışanın sosyal güvenlik haklarını etkileyebilir; ayrıca düzeltme, belge istemi ve idari yaptırım riski doğurabilir. Bildirimden önce bordro, puantaj, özlük belgesi ve işe giriş/çıkış tarihleri tek dosyada kontrol edilmelidir.
- Eksik gün ile ücretsiz izni aynı kavram saymak
- İstirahati devamsızlık koduyla bildirmek
- İşe giriş/çıkış tarihini ayrıca hesaba katmamak
- Kısmi çalışma saatlerini gün sayısına yanlış çevirmek
- Belgeyi olay tarihinde değil ay sonunda geriye dönük oluşturmak
- Düzeltme gerektiğinde bordro ve MPHB'yi birlikte güncellememek
Sık sorulan soru
Eksik gün ile ücretsiz izin aynı şey midir?
Hayır. Ücretsiz izin eksik gün doğurabilecek nedenlerden yalnız biridir. İstirahat, devamsızlık, kısmi çalışma veya ay içinde işe giriş ve çıkış da farklı koşullarla eksik gün oluşturabilir.
Bilgilendirme notu
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. İşveren, çalışan ve sigortalılık sonuçları somut olayın özelliklerine ve işlem tarihindeki mevzuata göre değişebilir.