Doğrudan cevap
Sermaye şirketlerinde hayır: şirket hesabındaki para ortağın veya pay sahibinin kişisel parası gibi serbestçe kullanılamaz. Şahıs Şirketinde ayrı tüzel kişilik bulunmamakla birlikte kişisel ve ticari hareketlerin kayıt ve belge düzeninde ayrılması gerekir.
Şirket varlığı ile kişisel varlık ayrıdır
Özellikle sermaye şirketlerinde şirketin banka hesabındaki para, ortağın kişisel parası gibi serbestçe kullanılamaz. Her çıkışın ticari bir açıklaması ve muhasebe kaydı bulunmalıdır.
Ödemenin ücret, kâr payı, borç, avans veya belgeli gider karşılığı olması farklı vergisel sonuçlar doğurur. Açıklamasız para çekimleri ortaklar cari hesabında izlenebilir ve dönem sonunda ayrıca değerlendirme gerektirebilir.
Belge ve karar düzeni
Kâr dağıtımı için dağıtılabilir kâr, şirket organı kararı ve stopaj gibi koşullar; ücret için bordro ve SGK hükümleri; masraf iadesi için şirket faaliyetiyle bağlantılı belge aranır.
Banka açıklaması tek başına yeterli belge değildir. Ödemenin hukuki nedeni ile muhasebe kaydı aynı şeyi göstermelidir.
İki yönlü ortak cari hesabı
Ortak şirket adına belgeli bir gideri kişisel hesabından öderse şirket ortağa borçlu olabilir. Şirket ortağın kişisel harcamasını öderse ortak şirkete borçlu hâle gelebilir. İkinci durumda gider kaydı, emsallere uygun faiz/adat ve işlemin vergisel niteliği ayrıca değerlendirilir.
Basit uygulama örneği
Ortağın şirket adına düzenlenmiş 20.000 TL tutarındaki yazılım faturasını kişisel kartıyla ödemesi, belge ve faaliyet bağı doğrulanırsa şirkete yapılan finansman/masraf karşılama olarak izlenebilir. Şirket kartıyla ödenen kişisel tatil ise şirket gideri değildir; açıklamasız banka çıkışı da kendiliğinden kâr payına dönüşmez.
Aylık mutabakat
Şirket hesabındaki ortak hareketleri aylık olarak mutabık hâle getirmek, yıl sonunda biriken ve açıklaması güç bakiyeleri önler.
- Ortak adına yapılan ödemeler
- Şirket için ortak tarafından karşılanan giderler
- Avansların kapanma belgeleri
- Kâr dağıtımı kararları
- Ortaklar cari hesabı bakiyesi