Kısaca
E-defter süreci yalnız berat dosyasını portala yüklemek değildir. Muhasebe kayıtlarının döneme ait tamamlanması, defter dosyasının teknik standarda göre oluşturulması, imzalanması, beratın alınması ve asıl/ikincil kopyaların güvenle saklanması birlikte yürütülür.
Dönemsel işlem zinciri
Süreler mükellefin tercihine, hesap dönemine ve güncel düzenlemeye göre değişebildiğinden her dönem GİB e-Defter duyuruları ve resmî takvim kontrol edilmelidir.
| Aşama | İşlem | Kanıt |
|---|---|---|
| Kayıt kapanışı | Dönem kayıt ve kontrollerinin tamamlanması | Mizan ve kontrol listesi |
| Dosya oluşturma | Yevmiye ve kebir dosyalarının üretilmesi | Teknik doğrulama çıktısı |
| İmzalama | Mali mühür veya uygun elektronik imza | İmzalı defter ve berat |
| Berat | Beratın GİB sistemine iletilmesi ve onaylı beratın alınması | Onaylı berat dosyası |
| Saklama | Defter, berat ve ikincil kopyaların korunması | Arşiv ve erişim kaydı |
Sorumluluk devredilmez
Yazılım veya özel entegratör kullanılması mükellefin defter ve beratların doğruluğu, bütünlüğü, erişilebilirliği ve kanuni sürede muhafazası sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Dosyalar yalnız hizmet sağlayıcının hesabında bırakılmamalı; işletmenin kontrollü kopyası bulunmalıdır.
Berat ve ikincil kopya
Berat defterin tamamını içermez; ilgili defter dosyasına ilişkin özet ve onay mekanizmasının parçasıdır. Defter ve berat dosyaları birlikte saklanmalıdır. İkincil kopya yükleme düzeni ve süreleri güncel e-Defter kılavuzundan takip edilmelidir.
Sık yapılan hatalar
Beratı defterin kendisi sanmak, yalnız PDF çıktısı saklamak, GİB onaylı beratı indirmemek, muhasebe kayıtları kesinleşmeden dosya üretmek, dosya adlarını değiştirmek ve entegratör erişimi sona erdiğinde arşive ulaşamamak önemli risklerdir.
Bilgilendirme notu
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Her işlemin vergisel ve hukuki sonucu somut olayın özelliklerine göre değişebilir.