Kısaca
Bir faturanın şirket adına kesilmesi neden tek başına yeterli değildir? İlliyet bağı ve belgelendirme.
Ana ölçüt: işle bağlantı
Genel giderin kazancın elde edilmesi veya devam ettirilmesiyle doğrudan bağlantılı olması gerekir. Harcamanın işletme adına belgelenmesi önemlidir ancak tek başına yeterli değildir.
Kişisel tüketim niteliğindeki harcamalar, faturada şirket adı yazsa bile işletme giderine dönüşmez.
Dört soruluk test
Bir harcamayı kayda almadan şu sorular sorulabilir.
- Bu harcama olmasaydı faaliyet yine aynı şekilde yürür müydü?
- İşle bağlantısı açıkça anlatılabiliyor mu?
- Geçerli belge ve ödeme izi var mı?
- Harcama doğrudan gider mi, yoksa maliyet veya amortisman konusu mu?
Özel sınırlamalar olabilir
Binek otomobil, temsil-ağırlama, seyahat ve bazı finansman giderlerinde özel sınırlamalar bulunabilir. Her gider kendi niteliği, dönemi ve belgesiyle değerlendirilmelidir.
Dört aşamalı karar sistemi
Bir harcama için faaliyet bağlantısı, belgelendirme, dönemsellik ve özel kanuni kısıtlamalar birlikte kontrol edilir. Faturanın işletme adına düzenlenmiş olması tek başına yeterli değildir.
| Test | Sorulacak soru | Risk |
|---|---|---|
| Faaliyet bağlantısı | Harcama kazancın elde edilmesi veya sürdürülmesiyle ilgili mi? | Kişisel tüketimi işletmeye taşıma |
| Belge | İşlemi ve tarafları gösteren geçerli belge var mı? | Dekontu tek başına gider belgesi sayma |
| Dönem | Gider, maliyet veya varlık doğru dönemde mi? | Peşin ödemeyi tek döneme yazma |
| Kanuni sınırlama | Bu harcama için özel kısıt veya istisna var mı? | Tamamını gider/KDV indirimi sayma |
Gider, maliyet, sabit kıymet ve KKEG ayrımı
Faaliyetin günlük yürütülmesine ilişkin tüketimler dönem gideri olabilir. Satılacak malın veya üretilen hizmetin doğrudan unsurları maliyete; birden fazla dönem kullanılacak iktisadi kıymetler ise şartlarına göre aktifleştirilip amortismana konu olabilir.
Kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG), muhasebede gider kaydı bulunmasına rağmen vergi matrahından indirilemeyen kalemdir. Kişisel harcama ise işletmeye ait gider niteliğini baştan taşımayabilir. Bir tutarın gider kaydı ile KDV indirimi de aynı test değildir; KDV için ayrıca belge, faaliyet ve kanuni indirim şartları aranır.
Sık sorulan harcamalar
Aşağıdaki tablo kesin 'giderdir/değildir' listesi değil, işlem dosyasında hangi sorunun sorulacağını gösterir.
| Harcama | Temel değerlendirme | Kritik dikkat |
|---|---|---|
| Yemek | İş ve personel bağlantısı | Kişisel tüketim, belge ve özel düzenleme |
| Araç, yakıt, otopark, otoyol | Faaliyette kullanım | Binek otomobil kısıtları ve karma kullanım |
| Telefon ve internet | İletişim ihtiyacı | Kişisel kullanım payı |
| Bilgisayar, yazılım, ofis ekipmanı | Faaliyet aracı | Doğrudan gider veya amortisman |
| Ev/ofis, kira, elektrik, su | İşyeri kullanımının gerçekliği | Konut payı, stopaj ve belge |
| Seyahat ve konaklama | İş amacı ve görevlendirme | Kişisel uzatma ve temsil unsuru |
| Eğitim | Mevcut faaliyetle mesleki bağ | Yeni kişisel kariyer niteliği |
| Reklam, pazarlama, temsil | Satış ve tanıtım faaliyeti | Belge, alıcı ve özel sınırlama |
| Kargo, banka, POS komisyonu | Satış/tahsilat faaliyeti | Platform raporu ve hizmet faturası |
| Kredi faizi | İşletme finansmanı | Aktifleştirme ve finansman gider kısıtı |
| Personel gideri | Ücret ve yan hak | Bordro, SGK ve banka düzeni |
| Kişisel kartla işletme gideri | İşletmeye ait işlemin ödemesi | Belge, ortak/personel cari hesabı ve geri ödeme |
| Yurt dışı gider | Faaliyet ve hizmet bağlantısı | Belge, kur, KDV/stopaj sorumluluğu |
| Belgesiz ödeme | Fiilî ödeme tek başına yetmez | Vergi mevzuatına uygun tevsik ve belge |
Karma kullanım ve indirilecek KDV
Telefon, internet, konut ve araç gibi hem kişisel hem işletme amaçlı kullanılan harcamalarda faaliyete ait payın makul ve ispatlanabilir biçimde ayrılması gerekir. Tamamının işletme adına faturalandırılması kullanım gerçeğini değiştirmez.
Gider yazılabilen bir kalemde KDV'nin tamamının indirilebileceği varsayılmamalıdır. KDV Kanunu'ndaki indirim şartları ve indirilemeyen KDV hükümleri ayrıca uygulanır; gider kısıtı bulunan işlemlerde iki verginin etkisi ayrı hesaplanır.
Temsili örnek: evden çalışma
Temsili örnek: araç gideri
Temsili örnek: kişisel kartla işletme gideri
Bilgilendirme notu
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Her işlemin vergisel ve hukuki sonucu somut olayın özelliklerine göre değişebilir.