Kısaca
Yaygın işletme belgelerinin hangi işlemi açıkladığını, muhasebedeki rolünü ve ödeme belgesiyle gider belgesi arasındaki farkı gösterir.
Belge neden gerekir?
Belge; işlemin kimler arasında, ne zaman, hangi mal veya hizmet için ve hangi tutarla yapıldığını gösterir. Muhasebe kaydı bu dayanakla ilişkilendirildiğinde işlem daha sonra kontrol edilebilir.
Belgenin bulunması bir harcamanın otomatik olarak gider veya KDV indirimi konusu olacağı anlamına gelmez. Faaliyet bağlantısı, dönem, belgenin geçerliliği ve özel sınırlamalar ayrıca değerlendirilir.
Yaygın belgeler
Belge seçimi tarafların statüsüne ve işlemin niteliğine göre değişebilir.
| İşlem | Olası belge | Muhasebedeki rolü | Dikkat edilmesi gereken |
|---|---|---|---|
| Mal veya hizmet satışı | Fatura, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura | Satış, alacak ve KDV kaydı | Alıcının e-belge durumu ve işlem tarihi |
| Mal sevki | İrsaliye veya e-İrsaliye | Sevk ve stok hareketinin dayanağı | Faturanın yerine her durumda geçmez |
| Serbest meslek hizmeti | Serbest meslek makbuzu / e-SMM | Tahsilat, gelir, KDV ve kesinti bilgisi | Hizmeti alanın statüsü |
| Belgesiz alımın kanuni kapsamı | Gider pusulası / e-Gider Pusulası | Alımın ve varsa kesintinin dayanağı | Her alımda kullanılamaz |
| Üreticiden alım | Müstahsil makbuzu / e-Müstahsil Makbuzu | Ürün alımı ve kesinti kaydı | Satıcının ve ürünün kapsamı |
| Perakende işlem | ÖKC fişi veya uygun satış belgesi | Satış ve tahsilat kaydı | Fatura düzenleme zorunluluğu |
| Banka hareketi | Banka dekontu ve hesap ekstresi | Tahsilat veya ödemenin izlenmesi | İşlemin asıl mal/hizmet belgesi olmayabilir |
| Çalışan ödemesi | Bordro ve banka kaydı | Ücret gideri, kesintiler ve borçlar | Puantaj ve SGK bildirimiyle uyum |
Üç farklı tarih
Belge tarihi, ekonomik işlemin gerçekleştiği tarih ve ödemenin yapıldığı tarih her zaman aynı olmayabilir. Kayıt ve vergi dönemi belirlenirken yalnız banka hareketine bakmak yeterli değildir.
- İşlem tarihi: malın teslimi veya hizmetin gerçekleşmesi
- Belge tarihi: belgenin düzenlendiği tarih
- Ödeme tarihi: bedelin banka, kart veya nakitle ödendiği tarih
Saklama ve zamanında iletme
Belgelerin okunabilir, değişmez ve gerektiğinde ibraz edilebilir biçimde saklanması gerekir. E-belgenin PDF görüntüsü yanında asıl elektronik dosya ve sistem kayıtları da önem taşıyabilir.
Muhasebeye düzenli aktarım, eksik veya hatalı belgenin beyan döneminden önce fark edilmesini sağlar. Son güne bırakılan dosyada banka, POS, cari ve e-belge mutabakatı için yeterli zaman kalmayabilir.
Bilgilendirme notu
Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Belge, kayıt ve finansal raporlama sonucu; işletmenin niteliğine, işlem tarihine ve uygulanan mevzuata göre değişebilir.